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Une

collaboration

entre

 

et

un acteur

de l’énergie

Comment créer des processus projet collectivement ?


Le besoin

Nous avons été sollicité pour accompagner une équipe nouvellement formée dans la définition de leurs processus : conduite du changement, suppport fonctionnel, habilitation et recette.
Dans le cadre de la structuration de cette nouvelle équipe, l’enjeu était d’aligner les participants sur des pratiques co-construites afin qu’elles puissent être formalisées dans le recueil des modes opératoires de l’équipe. Le challenge était de fédérer l’équipe, leur faire adopter un état d’esprit « test & learn », le tout avec des membres répartis aux quatre coins de la France.

La proposition Imagine

Imagine a proposé une série de 4 ateliers collaboratifs, à la fois cohérente et non redondante, autour des différents processus. Chaque atelier avait pour but de définir un processus et de s’approprier ses différentes phases et activités. L’objectif était de repartir avec 4 processus prototypés pouvant être testés par la suite par l’équipe, hors atelier.

UN ATELIER DE DESIGN THINKING PENSÉ ET ANIMÉ PAR IMAGINE

A distance

4 ateliers de 3h

2 facilitateurs par atelier

12 participants

4 processus co-créés

Au moins 10 idées à tester

L’objectif final de l’atelier était de définir les 4 processus sous la forme de prototypes à tester : définition des différentes étapes et activités, identification des acteurs.

Pour cette série d’atelier, le principal challenge résidait dans le fait que des activités étaient déjà en cours, ce qui fait que chaque processus nécessitait une réflexion et un travail différent. Certains processus déjà initialisés méritaient un arrêt sur image sous la forme d’une rétrospective, tandis que pour les autres, il fallait recueillir tous les éléments à prendre en compte. De plus, les membres de l’équipe se connaissant peu, les automatismes du travail en groupe n’étaient pas encore développés.

Formés à la méthodologie du Design Thinking, les facilitateurs Imagine ont accompagné cette équipe, en leur proposant un cadre et des outils propices à la créativité. Nous avons proposé un déroulé sur-mesure pour chaque atelier, prenant en compte les tenants et les aboutissants de chaque processus, afin de répondre au mieux au besoin initial.

Grâce à ces ateliers, les participants ont pu :

– apprendre à se connaitre, en ayant l’occasion d’échanger sur leurs pratiques en tant qu’équipe

– repartir avec 4 processus co-créés, validés par l’équipe, qui pourront rapidement être mis en œuvre

 

“Les participants étaient enthousiastes à l’idée que les processus internes à l’équipe soient co-construits plutôt qu’imposés. L’expérience de chacun a ainsi pu être valorisée.”

Tania S. - Facilitatrice

Le déroulé de l’atelier

1. Icebreaker : La ligne

Un icebreaker est une courte séquence de lancement de réunion sous forme de jeux qui permet de créer une ambiance propice à l’échange et à la collaboration. Lors d’un atelier à distance, un icebreaker est un moyen efficace d’impliquer les participants dès le début de l’atelier !

Dans cet icebreaker, les participants se placent en ligne, dans l’ordre, selon plusieurs critères annoncés par le facilitateur. Voici des exemples de critères typiquement utilisés :

  • âge
  • ancienneté dans l’entreprise
  • distance du domicile aux locaux…

A distance, chaque participant se place à l’aide d’un post-it à son nom.

Cet icebreaker permet aux participants d’en apprendre davantage sur leurs collègues. Même si ce petit jeu peut sembler anodin, ce type d’échanges informels permet d’améliorer rapidement la cohésion d’équipe.

2. Immersion : Rétrospective Speedcar

Dans l’étape d’immersion, une rétrospective est proposée aux participants afin de les plonger dans le sujet et les faire réfléchir sur leur identité en tant qu’équipe.

Avec l’atelier « Speedcar », une rétrospective est réalisée pour identifier ce qui ralentit l’équipe et ce qui motive l’équipe. Ils posent ensemble un état des lieux du processus à construire (conduite du changement, suppport fonctionnel, habilitation ou recette). Cela a pour but de clarifier ce qu’on va chercher à cibler par la suite lors de la définition, car chaque processus nécessite une réflexion différente.

Il y a donc un échange entre tous les membres qui vise à prendre conscience de ce que l’équipe souhaite faire pour construire et améliorer son processus.

 

 

3. Idéation : Définition du processus

Les participants sont répartis en 3 groupes pour définir le processus.

  • Identification et appropriation des grandes phases du processus
  • Pour chaque phase, identification des activités, des acteurs principaux et leurs responsabilités, et enfin quelques outils si possible
  • Chaque groupe restitue son processus en plénière
  • Convergence : l’équipe choisit les meilleures idées afin d’arriver à un processus qui retranscrit la vision globale du groupe.

 

4. Prototypage : Formalisation et consolidation du processus

Dans cette dernière phase, il s’agit de formaliser un prototype, tout en challengeant la cohérence du processus défini.

Ici, le prototype a pris la forme d’une feuille de route présentant les différentes étapes du processus. Chaque étape est détaillée avec : les activités, les acteurs et leurs responsabilités, et les quelques outils qui ont pu être identifiés.

Cette dernière phase a été l’occasion de réagencer les étapes, consolider les idées et identifier les points bloquants pour pouvoir les adresser hors atelier, au sein de l’équipe.

 

Les outils utilisés

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