Une
collaboration
entre
et
un acteur
du transport
Comment mobiliser une équipe projet autour du travail en groupe ?
Le besoin
Dans le cadre de tout projet, une multitude d’acteurs peuvent être amenés à travailler ensemble. Il n’est pas toujours aisé de fédérer une équipe composée de différents acteurs : MOE, AMOA, ou encore plusieurs directions et départements internes. Face à un projet de grande envergure, le besoin était donc de mobiliser l’intégralité des acteurs impliquées.
Imagine a été sollicité pour répondre à cette problématique pour une équipe projet de 50 personnes.
La proposition Imagine
Afin de mobiliser toute l’équipe projet, nous les avons accompagné dans la production d’idées dans le cadre d’un atelier d’intelligence collective.
L’objectif était de les faire réfléchir autour d’une problématique commune pour à la fois mobiliser autour du travail en groupe et générer des idées innovantes.
UN ATELIER DE DESIGN THINKING PENSÉ ET ANIMÉ PAR IMAGINE
A distance
5h d’atelier sur 3 jours
12 facilitateurs
50 participants
2 fiches idées
1 vision commune
Le principal challenge de l’atelier était de mobiliser à distance une équipe projet de grande taille (50 participants).
Grâce à son expertise en facilitation d’ateliers à distance, Imagine a organisé un atelier impliquant tous les acteurs du projet, tout en créant un cadre favorisant les échanges.
Les participants ont co-créé des fiches idées sur des thématiques liées au projet. De nombreuses idées ont été générées puis développées, ce qui a permis aux participants de dresser des fiches idées. A l’issue d’un vote, deux fiches idées ont été retenues : elles pourront être exploitées lors de la réalisation du projet. Elles sont le fruit du travail en groupe d’une équipe pluridisciplinaire.
Au final, l’atelier a permis :
– d’engager des acteurs, des départements différents sur un projet malgré la distance
– de définir une vision commune portée par l’ensemble des parties prenantes
“La pluridisciplinarité des participants a permis de faire émerger de nouvelles idées prenant en compte les enjeux et objectifs des différents acteurs.”
Le déroulé de l’atelier
1. Icebreaker : Les énigmes du père Fouras
Un icebreaker est une courte séquence de lancement de réunion sous forme de jeux qui permet de créer une ambiance propice à l’échange et à la collaboration. Lors d’un atelier à distance, un icebreaker est un moyen efficace d’impliquer les participants dès le début de l’atelier !
Dans cet icebreaker, les participants répondent à des énigmes sur des objets, des villes du monde ou encore des monuments.
Cela a pour but premier de stimuler et d’échauffer la créativité des participants. En les faisant réfléchir ensemble, cela permet également de renforcer la cohésion d’équipe.
2. Idéation : Brainstorming thématique
Dans l’étape d’idéation, les participants réfléchissent en sous-groupes, avec chaque sous-groupe travaillant autour d’une thématique différente liée au projet.
Cette phase de divergence a pour but de générer un maximum d’idées autour d’une problématique. Quelque soient les idées, nous privilégions ici toujours la quantité d’idées, c’est pourquoi les participants sont encouragés à participer et à partager leur vision. Au terme de cette phase, on procède à un vote pour retenir les 2 idées que le sous-groupe souhaite développer.
En sous-groupes, plusieurs petites thématiques peuvent être traitées en même temps, et cela laisse la possibilité à plus de monde de s’exprimer tout en étant plus à l’aise en nombre réduit.
3. Prototypage : Co-création de fiches idées
Toujours en sous-groupe, les deux idées précédemment retenues sont développées sous la forme de fiches idées. Les avantages, les freins, ou encore les risques liés à la mise en place d’une idée vont être identifiés et ajoutés à la fiche idée.
Une fois que les deux fiches idées sont créées, il y a de nouveau un vote pour choisir la fiche qui va être présentée aux autres sous-groupes en plénière.
De retour en plénière, chaque sous-groupe présente sa fiche idée à l’ensemble des participants afin de partager leur réflexion autour de l’idée de base.
4. Synthèse
Avec une fiche idée produite par thématique, une synthèse du travail réalisé est présentée aux participants. Cela permet de mettre en évidence le résultat de l’intelligence collective et du travail en groupe.
Deux fiches idées ont au final été priorisées pour le lancement du projet. Une vision commune a donc été définie entre les différents acteurs qui pourront par la suite se servir de cette expérience pour aller plus loin dans leur projet.
Les outils utilisés
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